Les dépôts volontaires sont encadrés par des conventions générales, qui précisent les engagements et les responsabilités respectives des déposants et du CNC, dès lors qu’un dépôt a été accepté et pris en charge par les Archives françaises du film.
Les travaux d’inventaire et la conservation préventive, mises en œuvre et financées par le CNC, ne font pas l’objet de facturation auprès du déposant. En contrepartie, les termes des conventions générales autorisent le CNC à communiquer au public les informations relatives aux œuvres. Ils permettent aussi l'accès aux oeuvres elles-mêmes, dans certaines conditions précises relevant toutes de la consultation, de la recherche ou de la diffusion culturelle et non commerciale.
Lorsque des travaux de sauvegarde ou de restauration s’avèrent nécessaires, les budgets adéquats sont avancés par le CNC, et une convention particulière est signée entre les ayants droit des films et le CNC. Cette convention précise le devis et le remboursement prévu si le films est à nouveau diffusé et génère des profits aux ayants droit. Elle encadre aussi la valorisation des œuvres restaurées par le CNC auprès des chercheurs et du public des cinémathèques et archives de film.
